FACTURAÇÃO ELECTRÓNICA NA CONTRATAÇÃO PÚBLICA

De acordo com o Decreto-Lei nº 111-B/2017, que altera o Código dos Contratos Públicos e transpõe as directivas europeias 2014/23/UE2014/24/UE2014/25/UE e a 2014/55/UE, todas as entidades da Administração Pública e seus Fornecedores deverão, a partir de 01 de Janeiro de 2019, transmitir e receber facturas exclusivamente por via electrónica.

Com estas directivas e respectiva legislação nacional, a facturação electrónica será uma tendência europeia uniformizada no fornecimento de bens ou serviços às entidades públicas, passando assim o modelo da factura electrónica a ser igual em toda a UE.

A Primavera BSS disponibiliza o produto eTRANSACTIONS que permitirá à sua organização dar resposta a esta nova obrigação legal. Este produto é composto por uma anuidade que garante as transacções com a Administração Pública, sendo possível depois acrescentar um tarifário pré ou pós-pago com determinado número de créditos de documentos a transaccionar. 

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Por forma a prepará-lo para as novas exigências da contratação pública, esclarecemos abaixo algumas questões frequentes:

O QUE É UMA FACTURA ELECTRÓNICA?

Segundo a Directiva 2014/55/UE, uma factura electrónica é “uma factura que foi emitida, transmitida e recebida num formato electrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e electrónico;” Essa estrutura é definida por uma norma europeia e deve ser transmitida directamente do programa de facturação do fornecedor para o do seu cliente. Com esta definição, podemos assim afirmar que, o envio por e-mail de uma factura, em formato PDF, não é considerada uma factura electrónica, pois este não segue a estrutura nem o método de transmissão requerido.

O QUE NÃO PODE SER CONSIDERADO FACTURA ELECTRÓNICA?

  • Facturas enviadas por e-mail em formato .pdf ou .docx;
  • Imagens de facturas enviadas por e-mail em formado .jpeg, .png, .tiff ou outros;
  • Facturas em ficheiros em formato .html;
  • Facturas digitalizadas do formato de papel através de OCR (Optical Character Recognition)
  • Facturas enviadas por fax;
  • Facturas enviadas directamente pelo programa de facturação do fornecedor para o do seu cliente sem respeitar o formato standard na UE

QUAIS AS VANTAGENS DA FACTURAÇÃO ELECTRÓNICA?

Estas imposições legais irão uniformizar a facturação da contratação pública europeia, permitindo uma maior simplicidade no que diz respeito aos contratos transfronteiriços.

Outras das vantagens é diminuição de custos e recursos utilizados.

A facturação electrónica permite ainda simplificar, controlar e aumentar a rastreabilidade dos processos de facturação na contratação pública bem como diminuir a burocracia associada.

QUAIS OS ELEMENTOS ESSENCIAIS NA FACTURA ELECTRÓNICA?

Os elementos essenciais de uma factura electrónica são:

a) Identificadores do processo e da factura;
b) Período de facturação;
c) Informações sobre o vendedor;
d) Informações sobre o comprador;
e) Informações sobre o beneficiário;
f) Informações sobre o representante fiscal do vendedor;
g) Referência do contrato;
h) Condições de entrega;
i) Instruções de pagamento;
j) Informações sobre ajustamentos ou encargos;
k) Informações sobre as rubricas da factura;
l) Totais da factura;
m) Discriminação do IVA.

QUAL A ESTRUTURA DA FACTURA ELECTRÓNICA SEGUNDO A NORMA EUROPEIA?

A norma europeia define que o modelo adoptar inclui o modelo semântico dos dados (informação contida na factura) e as lista das sintaxes (formato ou linguagem usado na transmissão da factura).

Este modelo standard inclui elementos comuns em todos os estados-membros e elementos particulares de cada estado-membro, como o caso da taxa de IVA, em Portugal.

No entanto, a sua organização não tem que se preocupar com esta estrutura, pois eTRANSACTIONS está preparado para responder a todos os requisitos legais.

O MODELO DA NORMA EUROPEIA É FLEXÍVEL?

Uma vez que os contratos públicos são muitas vezes específicos tanto a nível sectorial como a nível dos acordos efectuados por ambas as partes, a norma europeia prevê que exista um componente base (CORE) na factura electrónica e duas variações possíveis:

  • CORE – informação standard obrigatória em todas as facturas electrónicas europeias;

  • CIUS (Core Invoice Usage Specification) – versão restrita do modelo standard, em que os campos abertos disponibilizados no CORE são fechados apenas a uma ou algumas opções (por exemplo: limitar as formas de pagamento a uma opção específica). Para evitar problemas de interoperabilidade, é aconselhável que os compradores que recebem as facturas estejam aptos a receber o CORE na sua forma completa (sem limitar opções) ou que adoptem as normas mais usadas;

  • Extensões – acrescento de novos elementos não previstos no modelo standard, resultado de um acordo entre ambas as partes (fornecedor e cliente). Apesar de possíveis, as extensões não estão em conformidade com a norma europeia. Por essa razão, a Comissão Europeia recomenda que as entidades públicas estejam aptas a receber também o modelo standard (e não limitem a recepção a um modelo específico com extensões).

Para saber mais sobre a flexibilidade do modelo da norma europeia, assista ao vídeo disponibilizado pela Comissão Europeia.

QUANDO ENTRA EM VIGOR A FACTURAÇÃO ELECTRÓNICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA?

A legislação nacional antecipa para 01 de Janeiro de 2019 a obrigatoriedade de transmissão de facturas electrónicas na contratação pública em Portugal, enquanto que a Directiva europeia permite que os estados-membros se adaptem até 18 de Abril de 2019 e em casos excepcionais, até 18 de Abril de 2020.